Z roku na rok, wraz ze wzrostem wynagrodzeń i wyższą liczbą zwolnień, rosną koszty absencji chorobowej. W 2024 r. przekroczyły już 31 mld zł, a trend jest jednoznaczny. Firmy, które nie inwestują w profilaktykę zdrowotną, płacą podwójnie: raz za nieobecności, drugi raz za utraconą produktywność. Pomóc tu może tylko skuteczna prewencja.

Od stycznia do września 2025 r. w Polsce wystawiono ponad 20,4 mln zwolnień lekarskich, obejmujących łącznie 216,2 mln dni absencji – zarówno z tytułu choroby własnej, jak i opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny. To tak, jakby na dziewięć miesięcy z rynku pracy zniknęło ponad 850 tys. pełnoetatowych pracowników.

Z tytułu choroby własnej w tym roku do końca września lekarze wystawili 16,6 mln zwolnień a średnia długość zwolnienia wynosiła 10,83 dnia. Choć krótkie zwolnienia (1–5 dni) stanowią niemal połowę wszystkich przypadków (43,6%), generują mniej niż 10% łącznej liczby dni absencji.

Z kolei dłuższe zwolnienia – trwające ponad 5 dni – odpowiadają za ponad 90% wszystkich utraconych dni pracy. W praktyce oznacza to tysiące przerwanych projektów, opóźnionych wdrożeń, przestojów i nadgodzin. Zwolnienia długoterminowe – trwające powyżej 30 dni – generują największe koszty i odpowiadają za nawet jedną trzecią wszystkich dni absencji. Najczęściej są one związane z chorobami układu mięśniowo-szkieletowego, zaburzeniami psychicznymi lub długotrwałym leczeniem po urazach, czyli z schorzeniami, którym można skutecznie przeciwdziałać dzięki profilaktyce.

*Szacunki własne LongLife na podstawie średnich wartości z poszczególnych przedziałów dni, przybliżonych według danych ZUS z poprzednich lat

Koszty absencji to nie tylko wypłacone wynagrodzenia

Całkowite wydatki na absencję chorobową w Polsce w 2024 r. osiągnęły ponad 31 miliardów złotych – o 16 proc. więcej niż rok wcześniej. Fundusz Ubezpieczeń Społecznych pokrył je w 59 proc., w pozostałym zakresie wydatki ponosili pracodawcy i FGŚP. Nie ma jeszcze danych za rok 2025.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, pracodawca odpowiada za wypłatę wynagrodzenia za czas choroby przez pierwsze 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym (lub 14 dni, jeśli pracownik ma ukończone 50 lat). To bezpośredni koszt, liczony w budżecie płacowym. Jednak nie jest to koniec kosztów, które firma ponosi w związku z nieobecnościami.

– Gdy pracownik choruje, jego obowiązki wciąż muszą zostać wykonane – firma może być więc zmuszona np. przydzielić nadgodziny innym pracownikom, zatrudnić kogoś tymczasowo czy przestawić zasoby lub przesunąć zadania, co generuje koszty logistyczne czy szkoleniowe. Te koszty pośrednie są często trudne do kwantyfikacji, ale są często znaczące dla organizacji – mówi Katarzyna Czarnowska, dyrektor operacyjna w LongLife, firmie specjalizującej się w profilaktyce zdrowotnej w miejscu pracy.

Jeśli choroba dotyka kluczowych pracowników, mogą wystąpić „wąskie gardła” – paraliż decyzyjny, opóźnienia w projektach, przestój maszyn itp. Zespoły działające w okrojonym składzie tracą na wydajności, a w wielu branżach skutkuje to dodatkowymi kosztami – od nadgodzin i błędów, po opóźnienia w dostawach, kary umowne czy reklamacje.

Jak obliczyć, ile na nieobecności pracownika traci pracodawca?

Cost of Absence (CoA) to koszt absencji — miara łącznych kosztów poniesionych przez przedsiębiorstwo z tytułu nieobecności pracowników (chorobowych, opiekuńczych i innych), zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich. W praktyce stanowi narzędzie pozwalające HR i menedżerom „przeliczyć” absencję na pieniądze, co ułatwia podejmowanie decyzji strategicznych.

Choć konkretne formuły mogą się różnić w zależności od organizacji, typowa struktura obliczenia obejmuje:

1. Liczbę dni absencji (lub godzin) w danym okresie
2. Koszt dnia nieobecności – stawka kosztowa (wypłata + narzuty + dodatkowe koszty)
3. Koszty zastępcze / nadgodziny / straty wydajności — mnożnik lub dodatek procentowy
4. Koszty operacyjne / zarządcze

Wzór na obliczenie kosztu absencji wygląda więc następująco:

CoA = (Dni Absencji × Koszt Dnia) + Koszty Zastępcze + Koszty Operacyjne

Czy pracodawca ma wpływ na statystyki absencji?

Aby skutecznie ograniczać koszty absencji, trzeba zrozumieć, co ją napędza i działać prewencyjnie. Choroby przewlekłe – takie jak cukrzyca, nadciśnienie czy schorzenia układu ruchu – często rozwijają się latami bez wyraźnych objawów. Kiedy w końcu dają o sobie znać, absencja trwa tygodnie, a czasem miesiące.

– Regularna profilaktyka zdrowotna w miejscu pracy pozwala wykryć ryzyka, zanim zamienią się w poważne i kosztowne absencje. Coraz więcej organizacji w Polsce włącza do portfolio benefitów nie tylko pakiety medyczne, ale też cykliczne badania przesiewowe i konsultacje specjalistyczne. Odbywają się one w miejscu pracy, dzięki czemu pracownicy chętnie z nich korzystają, a pracodawca ma pewność, że benefit rzeczywiście jest wykorzystywany – tłumaczy Piotr Leszczyński, Dyrektor Medyczny LongLife. – Systemowe podejście do absencji, oparte na danych i realnym wsparciu, daje firmie przewagę konkurencyjną. Zdrowy zespół to nie tylko mniej L4, ale też mniej rekrutacji, wyższa lojalność i konsekwentna realizacja celów – dodaje ekspert.

Poznaj programy profilaktyczne

Sama absencja szpitalna osób ubezpieczonych w ZUS, wzrosła w 2024 o 4,5 proc. w liczbie dni, zaś liczba zaświadczeń szpitalnych była wyższa o 9,8 proc. w stosunku do roku poprzedniego. Przeciętna długość niezdolności do pracy przypadająca na czas pobytu w szpitalu wyniosła z kolei 4,24 dnia (w 2023 r. 4,46 dnia), jednak po pobycie w szpitalu niezdolność do pracy często jest znacznie dłuższa. Dlatego tak kluczowe jest zlokalizowanie problemów zdrowotnych, zanim przekształcą się one w poważną chorobę. Choć wielu menedżerom może się wydawać, że profilaktyka zdrowotna jest prywatną sprawą pracowników, odpowiednio zaprojektowana strategia w miejscu pracy może nie tylko ratować zdrowie i życie, ale także działać na korzyść pracodawcy.