Jak obliczyć koszt rotacji i absencji w firmie? Praktyczny przewodnik dla działów HR
Czy wiesz, ile Twoja firma traci rocznie na nieobecnościach pracowników lub ich odejściach?
W tym artykule pokazujemy, jak obliczyć koszt rotacji i absencji w firmie, dlaczego te dane są kluczowe dla działów HR i zarządów oraz jak wykorzystać darmowe kalkulatory LongLife do szybkiej diagnozy sytuacji w organizacji.
Dlaczego warto mierzyć rotację i absencję pracowników?
Wskaźniki rotacji i absencji stają się dziś nie tylko narzędziem zarządzania personelem, ale także strategicznym miernikiem kondycji organizacji. Coraz częściej są elementem analiz zarządczych, raportów ESG oraz wewnętrznych audytów HR.
Zarządzanie kosztami pracy bez uwzględnienia nieobecności i odejść pracowników to jak prowadzenie firmy z wyłączonym kontrolerem kosztów.
Absencja chorobowa w firmie to ukryty koszt dla budżetu
Z danych ZUS za rok 2024 r. wynika, że Polacy coraz częściej korzystają z L4. Zarejestrowano aż 25,5 miliona zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy, a to o 300 tysięcy więcej niż rok wcześniej. Łączna liczba dni absencji chorobowej wyniosła 253,5 miliona, co stanowi wyraźny wzrost w porównaniu z poprzednimi latami.
W firmie zatrudniającej 100 osób, gdzie każdy pracownik średnio przebywa na L4 przez 11 dni rocznie, oznacza to 1 100 dni nieobecności rocznie. To tak, jakby przez cały rok nie pracowało ponad 4 pracowników na cały etat.
Przy średnim miesięcznym koszcie zatrudnienia na poziomie 8 000 zł, oznacza to roczne straty rzędu ponad 400 000 zł, wynikające wyłącznie z absencji. A to bez uwzględniania kosztów zastępstw, przestojów operacyjnych czy dodatkowego obciążenia innych członków zespołu.
Koszt rotacji pracowników. Dlaczego odejścia tak dużo kosztują?
Wysoka rotacja nie oznacza jedynie wakatów i konieczności przeprowadzenia kolejnych rekrutacji. To systemowe zaburzenie ciągłości organizacyjnej, które przekłada się na spadek efektywności, wzrost kosztów i utratę kluczowych kompetencji.
Każdy pracownik, który odchodzi z firmy, zabiera ze sobą coś, czego nie da się odtworzyć w procesie onboardingowym: wiedzę kontekstową, relacje z klientami, rozumienie kultury organizacyjnej oraz doświadczenie projektowe. W przypadku odejść menedżerów czy ekspertów technicznych, strata ta może być wielowymiarowa: obejmując know-how, mentoring i stabilność zespołu.
Dodatkowo, rotacja:
- obciąża zespół – pozostali pracownicy muszą przejąć obowiązki osoby odchodzącej, co zwiększa ryzyko przeciążenia i wypalenia,
- osłabia morale – gdy odejścia stają się regularne, rośnie niepewność, a kultura organizacyjna ulega erozji,
- spowalnia procesy – nowa osoba potrzebuje tygodni, a czasem miesięcy, by osiągnąć poziom efektywności poprzednika,
- generuje koszty pośrednie – np. związane z utratą klientów, opóźnieniami w realizacji projektów czy koniecznością korekt błędów popełnianych przez mniej doświadczone osoby.
Z danych Work Institute wynika, że średni czas pełnej adaptacji nowego pracownika wynosi od 3 do 8 miesięcy, a koszt jego utraty może sięgnąć nawet 150–200% rocznego wynagrodzenia, szczególnie na stanowiskach specjalistycznych i kierowniczych¹.
To wszystko sprawia, że rotacja jest jednym z najbardziej niedoszacowanych kosztów operacyjnych w firmie. Jednocześnie jednym z tych, które można realnie ograniczyć. Wymaga to jednak nie tylko monitorowania wskaźników, ale też wczesnej diagnozy przyczyn odejść, inwestycji w rozwój, komunikację i działania wellbeingowe.
Jak wykorzystać wskaźniki HR w strategii biznesowej?
Wskaźniki HR, takie jak rotacja czy absencja, jeszcze do niedawna były traktowane jako wewnętrzne parametry operacyjne – zarezerwowane głównie dla działu kadr. Dziś stają się one krytycznym elementem zarządzania strategicznego – na równi z kosztami operacyjnymi, wynikami sprzedaży czy wskaźnikiem EBITDA.
To nie tylko dane, to sygnały ostrzegawcze, które pozwalają organizacjom:
- identyfikować ryzyka kadrowe zanim się zmaterializują,
- mierzyć jakość przywództwa i kultury organizacyjnej,
- oceniać skuteczność działań wellbeingowych i retencyjnych,
- podejmować trafniejsze decyzje inwestycyjne dotyczące ludzi.
Z punktu widzenia zarządu, wskaźniki te są jak termometr pokazujący, czy firma działa w zdrowym rytmie, czy może „gorączkuje” i zbliża się do wypalenia strukturalnego.
Wysoka rotacja? Może sygnalizować problemy z przywództwem, brakiem ścieżek rozwoju lub przeciążeniem.
Rosnąca absencja? Często to objaw chronicznego stresu, złej ergonomii pracy albo przemęczenia psychicznego zespołu.
Co istotne, dane te coraz częściej trafiają na biurka inwestorów, audytorów i interesariuszy. Firmy, które potrafią wykazać niską rotację, stabilność zespołu i proaktywną opiekę nad zdrowiem pracowników, są dziś lepiej oceniane w procesach due diligence,są bardziej atrakcyjne dla talentów i mniej ryzykowne z punktu widzenia inwestycyjnego.
Współczesny HR nie może więc mówić tylko o miękkich działaniach. Musi mówić językiem danych, który zarząd rozumie i który przekłada się na decyzje finansowe, reputację firmy oraz zdolność do długofalowego rozwoju.
Kalkulator absencji i kalkulator rotacji – narzędzia LongLife
Aby pomóc firmom w szybkim oszacowaniu kosztów kadrowych, LongLife stworzył dwa proste w obsłudze narzędzia. Mogą być doskonałym wstępem do głębszej analizy.
Dzięki tym kalkulatorom:
- zyskasz argumenty w rozmowie z zarządem,
- przygotujesz realne dane do budżetowania działań wellbeingowych,
- stworzysz solidną podstawę do raportów ESG lub prezentacji dla inwestorów.
Podsumowanie: dane, które warto znać
Koszt rotacji i absencji to nie tylko liczby w Excelu. To realne pieniądze, które można stracić albo odzyskać, podejmując mądre decyzje. Im szybciej zaczniesz analizować dane, tym łatwiej będzie Ci tworzyć strategie zatrzymania talentów i dbać o zdrowie pracowników.
Sprawdź, ile tracisz, zanim podejmiesz kolejną decyzję kadrową.
Przejdź do kalkulatorów LongLife:
https://www.longlife.pl/kalkulatory
Źródła:
- Work Institute –2022 Retention Report
- Gallup –The True Cost of Turnover, 2023
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych, dane za rok 2024